Анализ исполнения бюджета ФОТ и некоторые моменты, которые, возможно, придется учесть при составлении следующего

Бюджет был принят, все довольны и вот приходит время сопоставлять начисления и плановый уровень заработной платы. Почему именно начисления, да потому что именно они отражают реальные расходы компании (все они проходят через затратные счета  - Дт 20,23,44,25,26 Кт 70). У меня всегда возникал вопрос по поводу больничных и средств выплачиваемых за счет фонда социального страхования: стоит их учитывать или нет, ведь
формально - это не расходы и нам их возмещают внебюджетные фонды. После нескольких лет различных вариантов учета, с включением в фактический ФОТ и без, пришел к выводу - включать. Почему, просто по моему так логичнее, ведь мы все равно тратим деньги на сотрудника, и если бы он не болел - то получал бы заработную плату. Это те периоды, когда законодательство нас обязывает содержать сотрудника. И хотя эти выплаты не отражаются в расходах для учета налога на прибыль, они ведут к уменьшению свободных денежных средств компании. В общем - решил их учитывать.
Обычно анализ исполнения бюджета сводится к план/факт анализу, но простое сравнение и вывод отклонений мало что дают. Не лишним будет сравнение фактически отработанных человеко-часов с плановыми, нужен анализ переходящих отпусков. Тут есть два варианта учета сумм отпускных: полный, на момент начисления или учет сумм отпуска приходящихся точно на дни отдыха в конкретном месяце. То же самое можно делать и с больничными. Второй способ учета больничных и отпускных начислений очень трудоемкий, но он точнее показывает картину "зарплатных" расходов. У вас может быть ситуация, когда работники отработав практически весь месяц, взяли отпуск с последнего дня текущего месяца, в начислениях пройдут и суммы заработной платы и сумма отпускных. В моей практике, такие ситуации при большом их количестве приводили к существенному перерасходу бюджета в одном месяце и неоправданной экономии в другом - вот такие перекосы могут быть.
Нужно обратить внимание на дни работы в выходной и сверхурочную работу - это тоже постоянный источник превышения бюджета и головная боль для экономиста по труду, который должен объяснять руководству, почему это произошло. Если в вашей компании предусмотрен суммированный учет рабочего времени с периодом квартал - год, то нужно выделить подразделения в которых он применяется, вывести средний процент выплат от общего фонда з/п и добавить эти суммы одной строкой по каждому отделу в бюджет при планировании. Например, если период квартал то так:

Отдел	январь	февраль	март	апрель	май	июнь	июль	август	сентябрь	октябрь	ноябрь	декабрь
Отдел 1			30000			30000			30000			30000
Отдел 2			20000			20000			20000			20000
Отдел 3			15000			15000			15000			15000

Это позволит предусмотреть в финансовом плане перепады заработной платы.
После того, как проведено сравнение фактической заработной платы и плановых показателей, сопоставлено фактическое и плановое количество часов работы, можно пробовать определять причины отклонений. Типовые из них следующие:

• Изменение месячной нормы рабочего времени, это заметно только в случае применения графика отличного от пятидневного;
• Злоупотребление со стороны администрации по привлечению сотрудников к сверхурочной работе и работе в выходные дни;
• Слишком частые изменения графиков работы сотрудников (явный признак недостатка персонала на участке, либо каких-то упущений в организации труда);
• Сезон отпусков (несоблюдение графиков отпусков);
• Выплаты при увольнении по соглашению сторон.

Это все - объективные причины и их регулирование находится полностью в в ведении администрации компании, если оно заинтересовано в исправлении ситуации, то бюджет составленный по ранее описанной мной методике будет иметь минимальные отклонения от факта. В случае, если руководство оставляет все "как есть", то вам придется периодически ставить его перед фактом перерасхода бюджетных средств. Типовая форма для анализа бюджета:

	бюджет	факт	Отклонения	В том числе
Отдел	месяц 1	месяц 2		сверхурочные выплаты	работа в выходной	Переходящие отпуска	Необоснованные смены графиков работ	Выходное пособие и иные выплаты при расторжении трудового договора
Отдел 1	80000	52000	28000
Отдел 2	75000	105000	-30000	-10000			-150000	-5000
Отдел 3	93000	99000	-6000				-6000

Теперь по сменным графикам: как и по сверхурочке, вы можете просчитать процент изменения заработной платы от средней и заложить его по каждому отделу в бюджете отдельной строкой помесячно, так вы нивелируете колебания заработка от месячной нормы рабочего времени. Это нужно только тем, у кого есть разные сменные графики.
Получив необходимые данные, после анализа можно получить бесценный аналитический материал для будущего планирования. Если первый бюджет вышел неудачным, отчаиваться не нужно, делайте выводы, анализируйте, пытайтесь предусмотреть все, но в то же время не закладывать лишнего. Именно поиск такого баланса и есть самое сложное в бюджетировании.
Какое-то последнее предложение слишком поучительное, в общем, у кого есть удачные приемы бюджетирования ФОТ, опробованные на практике, не стесняйтесь -  делитесь.