Табель учета рабочего времени - еще раз о том, что все и так знают

В общем-то, про это написано куча всего. Есть разные статьи от подробных инструкций, до справочных выкладок. Попробую отойти от привычных формулировок и написать что-то от себя. Думаю, все знают, что есть две формы табеля Т-12 и Т-13.  Это основной документ для начисления заработной платы сотрудникам - очень важный, но в некоторых компаниях к его ведению почему-то относятся достаточно халатно. Особых отличий между ними нет, на мой взгляд, только вот в Т-13 отражение времени идет в 4 строки, т.е. месяц поделен как бы
пополам. Предусмотрено два способа отражения в них учетных данных:

• сплошной фиксацией явок;
• отражением итоговых отклонений от общего фонда рабочего времени.

Любой из выбранных вариантов предполагает наличие документов на основании которых вносятся изменения в табель. Я считаю, что лучше первый метод учета рабочего времени, второй, на мой взгляд, применим только при небольшой численности персонала и выполнении ими своих обязанностей по пятидневному графику. У любой компании есть несколько вариантов для организации ведения табельного учета:

• Нанять в штат табельщиков, которые буквально будут считать работников каждое утро "по головам" и фиксировать все случаи отклонения от нормальной продолжительности рабочего времени.
• Оставить ведение табеля на плечах начальников подразделений, а контроль ведения табеля вменить в обязанности одному или нескольким сотрудникам, которые будут фиксировать отклонения и проводить сверку в конце месяца, помимо каких то других, возложенных на них функций. Это может быть бухгалтер, инспектор службы персонала, ну или экономист по труду. Жаль тут "смайликов" нету, хотел поставить в конце предложения.
• Применить автоматизированную систему контроля - неплохой вариант, требующий колоссальный инвестиций на внедрение. В этом случае время прихода и ухода с работы фиксирует электронная система, по электронным пропускам или специальным картам. Здесь есть ряд сложностей, а именно: нужно четко разграничить рабочую зону сотруднику и зону для переодевания предположим. Поясню на примере: сотрудник закончил работать как положено в 18-00, но пока он переодевался 15 минут, его выход был зафиксирован в 18-15, т.е по факту он переработал 0,25 часа. Либо включить время на переодевание в рабочее и отвести на это скажем, 15 минут. Кроме того, нужно четко фиксировать время обеда. Ограничить перекуры, или организовать места для курения в рабочей зоне. Иначе это время будет фиксироваться программой как нерабочее. Внедрение хорошо функционирующей автоматизированной системы потребует серьезной проработки и много времени. Но если все сделать правильно, в итоге, она окупится.
• Допускаются комбинации этих способов учета рабочего времени.

Документы ведение которых необходимо для корректного составления табеля

При выборе любого из вариантов, просто необходимо ведение определенной документации, на основании которой будут вноситься изменения в табель:

• Приказ о приеме на работу ( а как иначе можно узнать о наличии нового сотрудника, уведомив о приеме ответственного, нужно определиться с графиком работы);
• Приказ о переводе - необходимость его наличия объяснять не нужно, она та же, что и в предыдущем пункте;
• Приказ об изменении графика - очень нужно, иначе не будет снования перевести сотрудника на другой режим работы;
• Приказ об отпуске;
• Приказ о направлении в командировку;
• Приказ об отпуске без сохранения заработной платы;
• Служебная записка на выход с территории предприятия по семейным или личным обстоятельствам или как вариант оформление приказа на отпуск без сохранения на несколько часов;
• Приказ об увольнении;
• Больничный лист;
• Акт об отсутствии на рабочем месте по невыясненным причинам (это прогул);
• Справки из медицинских учреждений о прохождении обязательного медосмотра (это я про беременных);
• Справка из военкомата или из суда, в случае вызова в качестве свидетеля.

Тут я перечислил основные документы, может быть что-то упустил. Небольшое уточнение - для издания приказов на увольнение, приеме, отпуск, в том числе без сохранения, основание - заявление сотрудника. Основание для приказа на изменение графика - служебная записка руководителя отдела. Это очень важно - без основания издавать приказ не стоит.

Первый вариант составления табеля

Как я уже говорил - он оптимальный, хотя и требует от организации некоторых дополнительных затрат. Ответственность за ведение учета полностью возложена на табельщика, он каждый день посещает вверенные ему участки, собирает служебные записки и документы по отклонениям рабочего времени, просматривает табель, который ведут начальники цехов, участков, подразделений, фиксирует все отклонения в своем табеле. По прошествии определенного времени работы, он начинает узнавать большинство "подопечных" в лицо и может контролировать присутствие того или иного работника по факту. Ему необходимо дать полномочия истребовать документы по отклонениям рабочего времени от начальников служб, подразделений. Так он сможет контролировать наличие всех документов для ведения табеля. По итогам месяца он сверяет табель, проверяет наличие всех оснований на его изменение, подбивает итоги по часам, дням работы, ночным, сверхурочным часам, дням отпуска и больничного. Сдает подписанный им, руководителем службы персонала и начальником подразделения табель в бухгалтерию. Данный способ предполагает высокую точность учета, минимизацию количества ошибок при добросовестном отношении, а кроме того и это очень важно, позволяет контролировать начальников служб и не допускать злоупотреблений с их стороны. Недостаток - дополнительные затраты на содержание в штате табельщиков.

Второй способ - менее затратен, но не так уж и точен

Здесь все проще - ответственному сотруднику приносят документы, на их основании он фиксирует изменения в табеле. В конце месяца сверяет полученный результат с табелем, который ведет начальник подразделения, выявляет причины отклонений, вносит необходимые корректировки. После чего также подбивает все итоги, подписывает у руководителя и сдает в бухгалтерию. Достоинство - невысокие затраты на ведение учета, недостаток - возможны ошибки и неточности.

Автоматизированный метод - выгодное капиталовложение с приличным сроком окупаемости

Третий вариант - по сложности внедрения сопоставим с вводом в эксплуатацию нового производственного оборудования, кроме того, сильно ограничен в применении для небольших организаций, поскольку требует огромных инвестиций. При его использовании участие человека минимизируется, все неявки и явки заносятся в базу автоматически, инспектора добавляют в базу оправдательные документы. В конце получается готовый табель, который нужно сличить с табелем начальника службы. Можно и эту стадию автоматизировать, сделав проверочный табель для руководителей прямо в базе и обязав их заполнять его. Конечная стадия - та же что и в предыдущих вариантах. Достоинства - высокая точность учета и скорость обработки данных, недостаток - чрезвычайная сложность внедрения и высокие первоначальные финансовые затраты.

Вот, пожалуй и все. В дальнейшем буду писать о сложных моментах в табельном учете, с которыми приходилось сталкиваться на практике.