Штатное расписание - основной документ для определения численности

Штатное расписание - документ создаваемый внутри компании и отражающий ее структуру, количество должностей, общую численность компании. Составляется по унифицированной форме Т-3, либо самостоятельно разработанной на предприятии форме. Примерно заполненная "штатка" должна выглядеть так:

С заполнением этого документа, я думаю, ни у кого проблем не возникает, хотя есть определенные моменты о которых нужно помнить:

1. Северные надбавки и районные коэффициенты отражаются процентом;
2. Если у работника часовая тарифная ставка, она указывается в колонке 5, общий итог в колонке 9 не просчитывается, поскольку неизвестно количество часов, которые отработает сотрудник.
3. Если премия сотрудника изменяется в зависимости от различных условий, и не носит постоянного характера, ее в штатном расписании не отражают.

Данный документ подписывает начальник отдела кадров, главный бухгалтер, вместо главного бухгалтера подпись может ставить любое лицо, которому предоставлено такое право согласно внутреннему нормативному документу.
Штатное расписание утверждается приказом руководителя. Изменения в документ могут вноситься двумя способами:

• Приказом об изменении штатного расписания (вывод должности, ввод должности, изменение заработной платы);
• Приказом об утверждении штатного расписания.

Периодичность внесения изменений в штатное расписание законом не регламентируется и может проводиться в компании по мере необходимости, с таким расчетом, чтобы оно сохраняло свою актуальность и отражало реальную структуру.

Штатная расстановка - полезный документ на основе "штатки"

Эта форма не является обязательной, но ведется в том или ином виде в каждой организации. Форма ведения как правило электронная, лучше, чтобы она могла отражаться в базе данных компании. Здесь добавляется одна колонка с фамилиями сотрудников, для оценки планового фонда оплаты труда могут вводиться колонки с дополнительными выплатами: премия, доплата, ночные,выслуга лет, дотация на питание и другие. Кроме того, можно добавить поле, где фиксировать позиции, которые свободны на время декрета. Вот примерная форма:

Ведение подобных расстановок со своевременным внесением изменений и отражением факта приема-увольнения позволяет:

• Иметь точные данные о количестве вакансий;
• Знать о временных (декретных) вакансиях;
• Быстро прикидывать плановый фонд заработной платы до конца месяца, в случае необходимости;
• Служит великолепной основой для составления детализированного бюджета на следующий период;
• Определить фактическую численность работающих сотрудников.

В общем, призываю всех, не поленитесь, потратьте время на организацию ведения штатной расстановки в вашей организации - это существенно облегчит вам жизнь.

Специально не привожу в своих статьях подробные инструкции по заполнению форм, поскольку найти это в консультанте не сложно и для практикующих специалистов, эта часть информации ценности не представляет. Всем успехов.