Соображения на тему практической реализации учета рабочих мест

На днях появилось немного времени для осмысления того, как на практике можно проводить учет рабочих мест. Первое что пришло на ум – реализация в обычной таблице Excel, с последующим обдумыванием алгоритма переноса в базу данных. Какие задачи нужно будет решить сразу:

·         Группировка рабочих мест в разрезе подразделений, а внутри них в разрезе участков работ;

·         Создание списков в разрезе подразделений попутно решает вопрос деления рабочих мест на производственные и непроизводственные;

·         Определение сменности на каждом рабочем месте;

·         Определение по возможности функционала на каждом рабочем месте.

·         Подсчет численности и сопоставление ее с фактической.

·         Отражение даты и количества вновь вводимых и ликвидируемых рабочих мест;

·         Четкое понимание о суммарном количес
тве действующих рабочих мест на конец периода;

·         Определение требований к квалификации (они могут к быть в должностной инструкции, тогда хотя бы к разряду рабочего на этом месте);

·         Возможно указание перечня зон обслуживания, ответственности.

На что нужно обратить внимание сразу

С выделением подразделений все просто – берем штатку, в разрезе производственных и непроизводственных отраслей сгруппировать тоже проблем, думаю, не возникнет. Итак, список подразделений готов. Теперь встает вопрос: как считать рабочие места внутри отделов? Если у вас стандартная пятидневка, то вопрос снимается сам собой : сколько сотрудников – столько и рабочих мест. Единственное, вам придется группировать рабочие места по должностям и функциям. Например: бухгалтер – 5 рабочих мест. Такой подход допустим, если бухгалтер выполняет весь спектр обязанностей, а когда у вас узкая специализация и выделены отдельные участки, то лучше группировать по участкам. Например, если у вас есть отдел расчета заработной платы, то его вы дополнительно выделяете и пишете либо бухгалтер, либо, если у вас предусмотрено выделение должности, допустим – бухгалтер расчетчик или бухгалтер по начислению заработной платы и пишете количество рабочих мест. Если указаний специализации в наименовании должности нет, и они называются одинаково на разных участках, можно в комментариях кратко описать функционал, чтобы была сразу понятна причина деления.

 С производственными подразделениями чуть сложнее, когда имеются отдельные единицы оборудования - проблем не возникнет, одна единица оборудования – одно рабочее место. А если у вас большая производственная линия, состоящая из нескольких элементов, на ней придется выделять участки, если сотрудник обслуживает более одного участка или несколько однородных участков на различных линиях - это тоже придется учитывать. Все это потребует дополнительных описаний, дополнений комментариев.

Еще более увеличится сложность учета при сменном графике работы. Здесь одно рабочее место могут обслуживать от двух до четырех сотрудников в зависимости от выбранного графика работ, то есть количество сотрудников и рабочих мест разное. В этой ситуации придется еще скрупулезнее анализировать участки работ, выделять, какое количество людей нужно для текущей работы и  определятся с рабочими местами. Как вариант: можно опереться на документацию к оборудованию от поставщика – там, как правило, четко указывается, сколько человек и где должны стоять.

Вариант таблицы для учета

Итак, с базовыми принципами более – менее все проясняется, теперь с форматом, я рискну предложить следующую форму таблицы для учета:

Отдел /цех

Наименование должности

Количество рабочих мест на начало периода

Участок

Создано новых рабочих мест

Дата ввода

Ликвидировано рабочих мест

Дата ликвидации

Итого на конец периода

Количество работающих на одном рабочем месте

Всего работников по плану

Тип графика работ

Комментарии

Рабочая зона цех/ офис

Цех производства сока

Начальник смены

1

Линия №#####

1

4

4

сменный

Офис - 40%, Цех - 60%

Можно добавить колонку с указанием, производственное, вспомогательное, обслуживающее или административное подразделение. Можно помимо участка указать колонку функционал, где коротко описать – чем занимается сотрудник. Сделал данную таблицу в форме баланса, предлагаю вести ее на период три месяца, полугодие или год, чтобы можно было оценить, сколько новых рабочих мест создано, сколько ликвидировано за ненадобностью. Также, исходя из нее, можно высчитывать плановую численность, если добавить рабочие места по плану на следующий период.

В ситуации, когда сходные по наименованию рабочие места на одной линии или оборудовании, требуют разной квалификации, добавляем колонку с таким названием и пишем там разряд рабочего или требования к сотруднику на этом месте. Колонка всего работников по плану получается умножением количества рабочих мест на количество работающих сотрудников (больше 1, в случае сменной работы).

На основе полученных данных можно составлять индивидуальные карточки учета рабочих мест с полным описанием рабочего места, материалов, спецодежды для него, схемой движения и инструкцией по применяемым приемам работы, но об этом я подумаю в другой раз. Пока постепенно пересчитываю рабочие места и заношу данные в таблицу. Может у кого-то есть подобный опыт. Рад буду выслушать советы, замечания, рекомендации. Всем успехов.