Порядок бюджетирования сверхурочных выплат при суммированном учете

Решил дополнить цикл статей по бюджету ФОТ подробной информацией о планировании сверхурочных выплат. Навеяли эту тему недавно производимые расчеты для корректировки прогнозов на полугодие.

Скорее всего, ничего нового я не сообщу, просто хочу поделиться той методикой, которой пользуюсь сам. Предположим, что у вас уже есть файл штатной расстановки, либо вы его ведет пофамильно, построчно (на каждую единицу отдельная строка, фамилии или указание причины вакансий, как я уже писал до этого) либо просто указываете общее количество единиц и количество вакантных из их числа. Примерно это может выглядеть так:

Подразделение	Должность	ФИО	Код единицы	Оклад	Премия
Административно-хозяйственный отдел	Рабочий	Петров Михаил Киоиллович	000002	3 000	3 000
Административно-хозяйственный отдел	Рабочий	Васильев Андрей Ефграфович	000003	3 000	3 000
Административно-хозяйственный отдел	Рабочий	Питюнин Алексей Сергеевич	00004	3 000	3 000

Считаем, что вы сделали такую заготовку, по всем позициям, либо упрощенный вариант с перечнем должностей их количеством и окладами. Теперь нужно определиться с количеством часов, которые отработают сотрудники по своим графикам. В моем случае, в базе данных каждому сотруднику установлен график с определенным наименованием, поэтому определится с плановым чередованием смен на следующий год несложно. То есть наша таблица приобретает вид:

Подразделение	Должность	ФИО	Код единицы	Оклад	Премия	График
Административно-хозяйственный отдел	Рабочий	Петров Михаил Киоиллович	000002	3 000	3 000	1 бригада
Административно-хозяйственный отдел	Рабочий	Васильев Андрей Ефграфович	000003	3 000	3 000	2 бригада
Административно-хозяйственный отдел	Рабочий	Питюнин Алексей Сергеевич	00004	3 000	3 000	3 бригада

В ситуации отсутствия  пофамильного учета  можно разделить численность по определенным должностям кратно количеству бригад для каждого режима работы и установить графики в разрезе получившихся групп. Предполагаем, что графики хотя бы ориентировочно нам известны на весь учетный период, как правило, за исключением 10 -15% персонала – это так. После этого нужно определиться с плановым увеличением численности на прогнозируемый период и также разбить графики по вводимым единицам кратно количеству бригад. То есть просто добавить строки к приведенной таблице, но сделать пометку о месяце ввода. Для новых единиц будем предполагать начало работы с 1 числа месяца. Теперь нужно помесячно установить часы для каждого графика, сделать это можно средствами Excel, для этого на отельном листе делаем заготовку в виде вот такой таблицы:

Графики	январь	февраль	март
1 бригада	138	157	169
2 бригада	126,5	153,5	184
3 бригада	130,5	149,5	176

Здесь есть один нюанс, из часов графика следует исключить время, приходящееся на праздничные дни, поскольку оно и так будет оплачено в двойном размере в соответствии с ст. 153 ТК РФ. Все, вы это сделали исходный файл готов, для того, чтобы перетащить часы на лист с сотрудниками помесячно я использую сочетание функций «ВПР» и «ПОИСКПОЗ». Если уровень владения Excel не позволяет их применить – простые фильтры и копирование строк вам в помощь.  Далее, для лучшего понимания техники расчетов буду приводить скрины c Excel. Чтобы было проще осваиваться возьмем учетный период квартал. Вот так примерно должна выглядеть окончательная заготовка для расчета:

Как я уже говорил, я перетаскиваю часы помесячно с отдельного листа под конкретную строку с графиком помесячно. На данном листе применена следующая формула:

=ВПР(I4;Лист2!$C$4:$F$7;ПОИСКПОЗ(Лист1!$J$3;Лист2!$C$4:$F$4;0);ЛОЖЬ)

Кратко опишу идею применения:

I4 – ссылка на наименование графика для сравнения;

Лист2!$C$4 – абсолютная ссылка на таблицу с часами графиков (после выделения клавиша F4);

ПОИСКПОЗ(Лист1!$J$3;Лист2!$C$4:$F$4;0) – позволяет автоматически определить столбец для поиска соответствующий выбранному месяцу. Аргументы данной функции:

Лист1!$J$3 – ссылка на месяц поиска;

Лист2!$C$4:$F$4 – верхняя строка таблицы с графиками, чтобы правильно определить начало и конец поиска;

0 – ищем только точные совпадения.

Ложь – предполагаем, что в таблице данные не отсортированы по возрастанию.

Все часы перетянули. Теперь сам расчет, нам нужно сравнить часы по графику с часами по производственному календарю. Добавляем еще три колонки с названиями месяцев, а над ними для простоты проставляем часы по графику пятидневки. После чего просчитываем разницу по каждому месяцу построчно. Сделать это несложно, просто обычное вычитание. Получаем вот такой предварительный расчет:

Используем элементарную формулу: =J4-$M$2

Поскольку у нас период выплаты квартал, считаем итоги в отдельной колонке, это я думаю, также не вызовет никаких затруднений:

Теперь нам нужно определиться с суммой, которую мы добавим в бюджет по каждой позиции. Вот тут могут быть различия в подсчетах в зависимости от политики, принятой в вашей компании. Прежде всего, все зависит от того, в какой форме вы выплачиваете постоянную часть либо это оклад, либо часовая ставка. Если применяется оклад возможно два варианта определения часовой ставки сверхурочных: пропорционально норме часов по пятидневке последнего месяца, либо пропорционально средним часам по 40-часовой рабочей неделе за учетный период. Если вы платите его за месяц пропорционально норме по пятидневке (я делаю так), то начисление будет происходить в размере 0,5 стоимости часа за первые 2 часа и в одинарном размере в остальные часы. Если вы применяете для расчета месячного оклада норму по индивидуальному графику, сверхурочную работу  нужно оплачивать в размере 1,5 стоимости часа за первые два часа и 2 стоимости часа, за последующие часы. Для часовой ставки также целесообразно применить первый алгоритм расчета. Сейчас существует мнение, что можно платить в размере 0,5, за первые 2 часа каждой рабочей смены и в 1 размере за остальные, но подобную методику расчета реализовать на практике достаточно проблематично, да и не исключены споры с работниками, поскольку выплаты из-за этого значительно сократятся. Я буду делать расчет исходя из предположения, что оклад выплачивается ежемесячно пропорционально норме по 40-часовой рабочей неделе, и мы платим только доплату за сверхурочные часы, так как в одинарном размере мы фактически их оплатили, то есть 0,5 за первые 2 часа и одинарная стоимость часа за последующие.  Выплата у нас будет за последний месяц квартала, в нашем случае – за март. Для того, чтобы сделать расчет добавляем еще одну колонку «март к выплате» и производим расчет, допустим исходя из того, что часовая ставка считается по норме последнего месяца. Получим вот такой результат:

Применяем формулу:

=ЕСЛИ(P4>2;G4/$O$2*2*0,5+G4/$O$2*(P4-2);G4/$O$2*P4*0,5)

P4>2 – определяем, больше ли 2 значение плановых сверхурочных часов за квартал;

G4/$O$2*2*0,5+G4/$O$2*(P4-2), формулой это выглядело бы так:

Оклад/Норма марта х 2 часа х 0,5 + Оклад/Норма марта х (Общие часы с/у – 2 часа). Это будет значением «Истина», то есть если условие «больше 2 часов» соблюдается.

G4/$O$2*P4*0,5, формулой выглядело бы: Оклад/норма марта х Фактические часы х 0,5.

В результате получим прогнозную сумму сверхурочных часов по каждой должности. После этого достаточно будет посчитать итоги любым удобным для вас способом по каждому подразделению и сделать итоговую, или сводную таблицу вида «Отдел/часы». Добавляя полученные суммы к бюджету фот, мы получим скорректированные на выплату сверхурочных выплаты. Есть еще один нюанс, если у вас по результатам периода получилось отрицательное значение часов по строкам, их нужно приравнять к «0», иначе вы занизите выплаты по с/у. По прогнозированию выплат по ст. 155 позднее напишу свое видение. Подход упрощенный и немного завышает итоговые выплаты (ну а зачем нам перерасход), но, тем не менее, он дает лучшее обоснование, чем экстраполяция прошлых периодов процентом. Спасибо за внимание.