Условия задачи
Предположим, у вас есть небольшое транспортное подразделение
с несколькими легковыми и парой грузовых автомобилей. Легковые автомобили
развозят административный персонал по проверяющим, надзорным органам, встречают
делегации или командированных специалистов. Грузовые – обслуживают основные
направления деятельности компании. Поскольку большинство идей по повышению
эффективности хозяйственники черпают друг у друга, либо из печатных изданий,
рано или поздно встает вопрос об отказе от этого направления деятельности, как
не профильного (если вы не автотранспортная организация). Использовать при этом предлагается какую-либо
службу такси и сторонних перевозчиков по мере необходимости. Нужно оценить
каковы будут расходы при использовании своего транспорта и в случае перехода к
услугам сторонней компании.
Шаг 1 – оцениваем существующие расходы
Чтобы определить сумму имеющихся расходов в месяц нам нужно
будет оценить следующие статьи:
·
Топливо и горюче-смазочные материалы;
·
Техобслуживание и ремонт (включая покупку
инструментов и материалов);
·
Амортизация или лизинг транспорта (зависит от
применяемого метода приобретения авто);
·
Выплаты по кредитам на покупку транспорта (если
использовались);
·
Затраты на оплату труда с учетом взносов в
фонды;
·
Сумма тарифов на обязательное и добровольное страхование
транспортных средств.
Обычно когда в теории пишут о каких-то подсчетах,
предполагается, что вы сами знаете, где это взять. Я буду описывать ситуацию
так, как будто вы только начали работать и даже не знаете к кому обратиться.
Топливо и ГСМ
По расходам на топливо можно пойти двумя путями:
1.
Запрашиваем расходы в бухгалтерии и выводим
среднемесячный уровень за период по автомобилям схожих марок. Например, по
автомобилям ВАЗ 2114 5 месяцев, по 5000, 7000, 6500, 5500, 4500 руб.
соответственно. Тогда в месяц в среднем получим (5000+7000+6500+5500+4500)/5 = 5700
руб. в месяц ;
2.
Запрашиваем у диспетчеров или ответственных за
составление лиц данные путевых листов и пробег по каждому автомобилю, если есть
командировки в другие города, этот километраж лучше выделить. Кроме того, берем
нормы расхода топлива, либо готовый израсходованный «литраж» за период, как
минимум 3 последних месяца. При использовании норм, сами рассчитываем объем списанного
топлива помесячно. Узнаем актуальную цену топлива на данный момент. Внимание!
Цену берем без НДС, так как это налог с оборота и в расходы он не включается.
Если есть цена с НДС - просто делим ее на 1,18. Перемножаем полученный объем
бензина на цену, выводим среднемесячную сумму затрат на топливо. Я пользуюсь
для этого среднеарифметической простой, возможно, читателю ближе взвешенная,
скользящая или даже среднегеометрическая, тут, что называется «на вкус и цвет».
В месяц при пробеге 500 км, расходе 8л. На 100 км и цене в 25 руб. за
литр, получим 500 км х 8 л / 100км х 25
руб = 1000 руб.
С топливом разобрались, с маслами и смазками также может
быть две ситуации:
·
Суммы «растворены» в расходах на ремонт и не
учитываются отдельно, более того, очень часто встречается ситуация, когда учет
затрат в разрезе авто по суммам не ведется. Тогда не заморачиваемся и не
считаем их отдельно, они будут у нас частью затрат на ремонт.
·
Учет ведется, тогда также высчитываем
среднемесячную сумму за период.
Очень рекомендую в любом случае, какой бы метод расчета вы
не выбрали, получить данные о пробеге и количестве рейсов, в том числе с грузом
и без груза. Позже по тексту станет понятно зачем.
Техобслуживание и ремонт
Здесь также могут быть сложности, в идеале, нам нужны суммы
по каждому автомобилю. Вот только ситуация может быть такова, что данные
затраты «шлепаются» на затратные счета общими суммами, хорошо еще если в
документе на списание будут какие-то скупые комментарии. В этом случае вам не
останется ничего кроме как разделить затраты на количество авто и принять их
равными каждой модели, либо попросить механика или начальника транспортного
цеха раскидать их «на глазок». Правда, в этой ситуации все будет зависеть от
благодушия названных должностных лиц, так как возможна ситуация, что, несмотря
на все ваши уговоры, будете «посланы» в мягкой форме. Если же учет налажен
столь хорошо, что затраты ложатся в базу в разрезе автомобилей, то достаточно
просто определить среднемесячный уровень расхода.
Амортизация или лизинг, а также расходы по кредитам
Тут все просто – берем с затратных счетов у бухгалтеров, это
будут аналогичные наименования по 23 или 26 счету. Также выводим среднюю за период по кредитам и
лизингу, можно взять из договора по графику. Если платежи неравномерные - лучше тоже усреднить.
Затраты на оплату труда
Ну, мы же с вами экономисты по труду – тут уж мы развернемся: ведомости начислений по водителям, закрепленным за машинами нам в помощь. То же
самое и с взносами. Разносим помесячно и определяем среднюю сумму за месяц по
автомобилю, как по первому пункту расходов
Страхование
Здесь нам с радостью помогут транспортники, сказав суммы
страховки по каждому автомобилю. Сумма там годовая, но разделив ее на 12
месяцев мы получим как раз месячные затраты по каждому автомобилю.
Все расходы собраны, мы счастливы, делаем таблицу вида:
Автомобиль
|
Средний пробег в месяц
|
Среднее количество рейсов
|
Средний пробег в день
|
Расходы на гсм в месяц
|
Амортизация
|
Техобслуживание и ремонт
|
ФОТ
|
Взносы
|
Страховка
|
Итого затраты на автомобиль
|
Шаг 2 - во сколько нам обойдется найм на стороне?
Наличие коммерческих предложений по этому поводу в отделе
снабжения должно вызвать у вас нестерпимую радость. Поскольку в этом случае у
вас будут готовые цены на объем работ. Если вам не повезло и этого нет –
телефон и интернет вам в помощь. Обзваниваем такси, узнаем расценки, обращаемся
к перевозчиком в роли потенциального клиента – узнаем цены. Отказывают в
информации в такой ситуации редко. Что нужно спросить для легкового транспорта
в такси:
·
Цена посадки на рейс (как правило,
фиксированная);
·
Дополнительный тариф по счетчику;
·
Расценки за ожидание (как правило, руб./минуту);
·
Тариф за километр для межгорода (если ездите в
командировки на авто).
Далее обсчитываем наши потенциальные затраты по расценкам,
для этого определяем:
1.
Количество рейсов в день на автомобиль;
2.
Средний километраж в смену;
3.
Среднее количество смен в месяц;
4.
Количество
командировок в месяц;
5.
Количество
километров проезжаемых в командировках.
По формуле считаем
затраты по каждой компании такси:
(количество ездок в день в черте
города х тариф за посадку + километраж в день в городе х расценки на километр +
среднее время ожидания работника х цену минуты простоя) х количество смен по
городу в месяц + протяженность пути командировок х расценку за километр +время
ожидания в командировке х расценку простоя
Так мы получим расходы на 1 авто, после этого полученную
сумму умножаем на количество авто с аналогичным составом работ. В итоге получится сумма затрат на все
легковые автомобили, которую мы сможем сравнить с нашими фактическими месячными
затратами.
По грузовикам немного по-другому лучше делать, я сравниваю
затраты на тонну перевозок, поскольку автомобили нанимаются именно на объем
груза.
После сравнения получаем :
·
Текущие расходы > Расходов по найму – прощай транспортный
отдел, здравствуй новая компания;
·
Текущие расходы < Расходов по найму на
стороне – а может ну их, таксистов этих. Но если «боссы» настаивают и видят какие-то
иные выгоды, доказывать, как правило, бесполезно, хотя попробовать стоит. Опять
же помимо экономических, могут быть иные выгоды, которые нам простым
экономистам неведомы – это тоже нужно учитывать. В любом случае – обязательно покажите
свои расчеты и постарайтесь объяснить,
что явной финансовой выгоды для компании нет.
Заключение
Возможно, пост получился из разряда «капитан очевидность»,
но если кому-то он реально поможет выкрутиться, хотя 1 - 2, то моя жизнь и
время были потрачены не зря. Исходя из практики, найм на стороне, за редким
исключением не приносит существенной экономии. Бывает, что только отдельные
компании предлагают действительно выгодные условия, но их еще поискать нужно.
Если же вы видите, что подразделение «съедает» больше, чем сторонний транспорт,
стоит задуматься о его ликвидации, как это не прискорбно и как не жалко людей в
нем работающих. Аналогично можно
оценивать и возможности по другим
подразделениям, главное точно определиться со списком расходов. Успехов всем, спасибо
за время, потраченное на чтение моих опусов.
Комментариев нет:
Отправить комментарий