Бюджетирование затрат на оплату труда

Бюджет – это инструмент управления компанией, основанный на системе среднесрочного планирования и контроля  затрат, доходов, финансовых результатов.  О бюджетировании написано очень много статей. Здесь я остановлюсь только на одном из элементов  планирования – бюджете затрат на оплату труда. Стоит отметить, что он в свою очередь делится на бюджет прямых затрат на оплату труда – непосредственно относящихся к производству продукции, и косвенные (прочих). Отдельно можно выделить бюджет на оплату труда коммерческой службы организации, занимающейся  продажами продукции. Общий  бюджет расходов на оплату труда делят так же, в зависимости от изменения затрат при изменении объёмов производства продукции на постоянные и переменные расходы.

           В данном материале будет рассмотрен пример составления сводного бюджета заработной платы на производственном предприятии. Эта статья  написана не для того, чтобы вы сдали экзамен в институте, а чтобы вы смогли сесть и спланировать сколько ресурсов будет использовано на выплаты сотрудникам.
           С чего же начать? Будем предполагать, что на вашем предприятии ведется помимо штатного расписания ещё и таблица штатной расстановки.  Примерно она выглядит вот так:

Структуроное подразделение	Должность	ФИО	Причина вакансии	Оклад	Ежемесячная премия	Квартальная премия	Ночные	Выслуга лет	Итого ФОТ
Служба основного производста	Оператор линии	Милюков Евгений Федорович		10000	10000		679	500	21179
Служба основного производста	Оператор линии	Сидоров Евгений Михайлович		10000	10000		679		20679
Бухгалтерия	Бухгалтер		Отпуск по уходу за ребенком Михайловой В.М.	11000	11000			5500	27500
Администрация	Генеральный директор	Гребенников Федор Сергеевич		53000	53000	5000		5300	116300

Данная таблица  заполняется на постоянной основе в Excel  или реализуется в используемой на предприятии базе данных. Она позволяет  детализировано отслеживать занятость штатных единиц, а кроме того, отслеживать текущий фонд заработной платы. Берем данную таблицу на последнее число перед началом составления плана.
В колонке «структурное подразделение» отражается наименование отделов,  в колонке должность – должности согласно штатному расписанию, далее заносится имя и фамилия сотрудника  занимающего позицию, если единица вакантна то ячейка остается пустой , либо там пишется слово  «вакансия». Следующая колонка отражает причину вакансии, она заполняется только если позиция временно свободна , т.е. в случае отпуска сотрудника по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком. Эта колонка позволяет нам видеть, какая позиция является временной. Ещё можно ввести в данную таблицу столбец с кодами позиций, это устранит путаницу при идентификации штатных единиц. Оклад указывается согласно штатному расписанию, если у вас не фиксированный размер переменной части заработной платы, вы можете указать её максимально возможное значение согласно положению о премировании или положению об оплате труда, принятому на вашем предприятии, поскольку подавляющее большинство сотрудников будет получать бонус или премию именно в этом размере. Если на вашем предприятии используется сменный график работы, то в соответствии с ТК РФ вы должны оплачивать работу в ночное время в повышенном размере, но не менее 20% от суммы оклада. Для расчета ночных по сотруднику работающему по сменному графику  выводим среднее количество отработанных ночных часов  в месяц - 56, и среднее количество часов работы в месяц - 165 или 166.Сумму доплаты за работу ночное время получаем так:
 Оклад  х 56 / 165 х 20%/100%
Последними колонками могут быть прочие доплаты сотрудникам предусмотренные действующими на нашем предприятии положениями. Оговорюсь , если есть квартальная или годовая премия её сумму лучше отражать в размере /3 либо /12 соответственно. В колонке  "итого ФОТ" отражаем сумму всех элементов таблицы по сотруднику.
Теперь перейдем к составлению бюджета. Берем нашу штатную расстановку и добавляем к ней позиции, которые планируем ввести в следующем году. Такую информацию можно получить у начальников подразделений в конце года. Обязательно нужно учитывать, что руководители подразделений зачастую стараются перестраховаться и максимально «раздуть» свой штат. Чтобы этого избежать, лучше запросить у них подробное обоснование ввода той или иной единицы. Добавив новые единицы, преобразуем нашу таблицу в следующий вид:

Месяц	Структуроное подразделение	Должность	ФИО	Причина вакансии	Оклад	Ежемесячная премия	Квартальная премия	Ночные	Выслуга лет	Итого ФОТ	Примечание
январь	Служба основного производста	Оператор линии	Милюков Евгений Федорович		10000	10000		679	500	21179
январь	Служба основного производста	Оператор линии	Сидоров Евгений Михайлович		10000	10000		679		20679
январь	Бухгалтерия	Бухгалтер		Отпуск по уходу за ребенком Михайловой В.М.	11000	11000			5500	27500
январь	Администрация	Генеральный директор	Гребенников Федор Сергеевич		53000	53000	5000		5300	116300
февраль	Служба основного производста	Оператор линии	Милюков Евгений Федорович		10000	10000		679	500	21179
февраль	Служба основного производста	Оператор линии	Сидоров Евгений Михайлович		10000	10000		679		20679
февраль	Бухгалтерия	Бухгалтер		Отпуск по уходу за ребенком Михайловой В.М.	11000	11000			550	22550
февраль	Администрация	Генеральный директор	Гребенников Федор Сергеевич		53000	53000	5000		5300	116300
февраль	Бухгалтерия	Бухгалтер			11000	11000				22000	Новая единица
март	Служба основного производста	Оператор линии	Милюков Евгений Федорович		10000	10000		679	500	21179
март	Служба основного производста	Оператор линии	Сидоров Евгений Михайлович		10000	10000		679		20679
март	Бухгалтерия	Бухгалтер		Отпуск по уходу за ребенком Михайловой В.М.	11000	11000			550	22550
март	Администрация	Генеральный директор	Гребенников Федор Сергеевич		53000	53000	5000		5300	116300
март	Бухгалтерия	Бухгалтер			11000	11000				22000	Новая единица
март	Служба основного производста	Оператор линии			10000	10000				20679	Новая единица

Можно сделать, как показано сверху на рисунке, а можно отразить каждый месяц на отдельном листе. Новые единицы отражаем, начиная с месяца ввода, и дублируем в последующие месяцы. По этим строкам отражаем предполагаемые размеры выплат. Оплата выслуги лет может корректироваться по существующим единицам, исходя из того какой период времени отработает сотрудник в конце следующего года. На основании этих данных посредством инструментов Excel  собираем общую таблицу затрат. В данном случае, я буду пользоваться инструментом сводные таблицы Excel . Получаем следующее:

Сумма по полю Итого ФОТ	Названия столбцов
Названия строк	январь	февраль	март	Общий итог
Администрация	116300	116300	116300	348900
Бухгалтерия	27500	44550	44550	116600
Служба основного производства	41858	41858	62536	146252
Общий итог	185658	202708	223386	611752

Вот он наш бюджет на первый квартал. Поскольку со всех выплат нужно заплатить страховые взносы в пенсионный фонд, фонд социального и медицинского страхования, необходим ещё и бюджет взносов в эти фонды. Но об этом в следующей статье.